Het automatiseren van inkoop, ook wel P2P of Purchase to Pay genoemd, zorgt inzicht en sturing op de inkoopfunctie en voor een mooie besparingen in tijd en geld. Daarnaast levert het andere belangrijke voordelen op, zoals het verbeteren van de efficiëntie en de compliance (rechtmatigheid). Maar wat gebeurt er nu eigenlijk na het proces van automatiseren van inkoop? Welke stappen moet je zetten? En wat zijn risico’s rondom P2P binnen een organisatie? Het team van Inkoop Camp van BaseCamp Solutions vertelt je hier graag meer over in dit artikel.
Wat is een Purchase to Pay?
Een Purchase-to-Pay (P2P) systeem is een geïntegreerd financieel beheerproces dat organisaties helpt om hun inkoop- en betalingsactiviteiten te stroomlijnen. Het begint met het aanvragen en goedkeuren van de aankoop van goederen of diensten en eindigt met de betaling aan de leverancier. Dit systeem omvat meestal de volgende stappen: inkoopaanvraag, goedkeuring, bestelling, ontvangst van goederen of diensten, en tenslotte de facturatie en de betaling. Het doel van P2P is om de efficiëntie van inkoopprocessen te verhogen, kosten te besparen, en compliance (rechtmatigheid) en transparantie binnen de organisatie te verbeteren. Dit alles terwijl risico’s geminimaliseerd worden en de relaties met leveranciers worden geoptimaliseerd.
Monitoren en optimaliseren van het P2P systeem
Het P2P systeem zorgt als het ware dus voor de automatisering van het operationele inkoopproces. Na het implementeren van dit systeem is het belangrijk om de prestaties goed in de gaten te houden. Je wilt het monitoren om inzicht te krijgen in de directe resultaten, zoals de snelheid van het proces van inkoop. Daarnaast wil je ook kijken naar de uiteindelijke effecten van de inzet van het systeem. Zijn de kosten daadwerkelijk verlaagd en worden producten echt op tijd geleverd en maak je optimaal gebruik van de bestaande contracten? Door voortdurend het proces te blijven monitoren, kun je ook vaststellen waar eventuele verbeteringen mogelijk zijn. Ofwel zog voor een juiste analyse van de beschikbare data die door het systeem wordt verzameld en kom op basis daarvan tot verdere optimalisaties.
Goede training voor medewerkers
Inkoop was mensenwerk en is nu ineens (deels) geautomatiseerd. Dit betekent natuurlijk ook dat de functie van de inkoopmedewerkers er anders uit gaat zien. Zij zijn minder tijd kwijt aan taken die zijn geautomatiseerd en kunnen zich meer focussen op andere meer waarde toevoegende taken.
Het brengt allemaal verandering met zich mee. Het is daarom belangrijk om de gebruikers (bestellers, goedkeurders, inkoopmedewerkers, ontvangers, en de crediteuren administratie) te voorzien van een goede training. Zij moeten goed leren omgaan met het nieuwe systeem, proces en de mogelijkheden en hun activiteiten hierop aanpassen. Natuurlijk is het ook belangrijk om medewerkers in dit proces van verandering te ondersteunen. Hun baan gaat er heel anders uitzien en daar hebben zij goede begeleiding bij nodig.
Let wel: Inkopers zijn erg schaars en wellicht dat dit dan ook een goed moment is om de operationele inkoop in zijn geheel (de uitvoering, het beheer van het systeem en de processen, de verdere optimalisatie) uit te besteden aan een hierin gespecialiseerde derde. Dit zodat je eigen mensen zich kunnen richten op het echte inkoopwerk en je hen zo blijft uitdagen en hen zo aan je organisatie bindt.
Leveranciers opnieuw onder de loep
Wanneer je het inkoopproces hebt geautomatiseerd met een P2P systeem, dan is dit direct een mooi moment om al je leveranciers weer even onder de loep te nemen. Door de automatisering wordt helder waar je zaken inkoop en hoe je dat wellicht effectiever kunt doen (dezelfde zaken bundelen bij 1 leverancier). Verder kan het zijn dat er ook zaken met betrekking tot de samenwerking met bepaalde leveranciers veranderen.
Niet alle leveranciers bieden dezelfde flexibiliteit en/of hebben dezelfde mogelijkheden om aan de nieuwe kansen van een geautomatiseerde bestelprocessen te voldoen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan digitale facturen en aan de mogelijkheid van koppelen van een webshop met een OCI. Je hebt nu het inzicht en de mogelijkheden om je inkoopstrategie te optimaliseren. Dit kan betekenen dat je afscheid moet nemen van een aantal leveranciers en nieuwe relaties aan moet gaan met andere partijen. Zo zorg je dat je er het maximale uit het nieuwe P2P systeem haalt en klaar bent voor de toekomst.
Aandacht voor beveiliging en compliance
Automatiseren van de inkoop met een P2P systeem levert dus veel voordelen op. Toch is het ook belangrijk om je bewust te zijn van de mogelijke nadelen. Het is belangrijk om hierop daar waar nodig maatregelen te nemen om zo risico’s uit te sluiten. Heel belangrijk hierbij is aandacht voor de beveiliging en de kans op fraude, ook wel cybersecurity. Je kunt te maken krijgen met externe bedreigingen (hacken)of facturen die niet echt blijken te zijn (spookfacturen), maar die wel door het systeem worden uitgevoerd. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat jouw systeem hier goed tegen beveiligd is.
Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om te zorgen voor compliance met de gegevensbeschermingswetten waarmee je te maken hebt. De AVG is hier natuurlijk de meest bekende van. Eis van de systeem/software leverancier dat deze zich hier tegen aantoonbaar en juist en adequaat beveiligd. Voer beveiligingsaudits uit met de IT-afdeling en herhaal deze op regelmatige basis.
BaseCamp Solutions helpt jouw inkoop
Benieuwd naar de mogelijkheden van een P2P-systeem in jouw organisatie en wat dit betekent voor jouw (inkoop)organisatie? Benieuwd hoe je ervoor zorgt dat je hiervoor klaar bent en zaken kunt borgen, of kom je nu al handen te kort op de inkoopafdeling? Het team van Inkoop Camp helpt jouw organisatie om zowel tijd als geld te besparen. Wij bieden een totaaloplossing op het gebied van operationele inkoop. Wij zorgen vanuit deze dienstverlening voor continuïteit, vaste contactpersonen en een duidelijke structuur in processen en procedures. Wil jij hier meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of advies. Wij zijn je graag van dienst.
