Enviar archivos y carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos de nivel de proyecto (2024)

Enviar documentos por correo electrónico

Al enviar archivos o carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos, el sistema utiliza un hilo de comunicación específico que asocia automáticamente toda la correspondencia saliente y las respuestas entrantes con el archivo o carpeta. Si es el destinatario de un correo electrónico, puede utilizar la función Responder de su correo electrónico para enviar una respuesta al mensaje. Cuando responde a un correo electrónico, se guarda una copia del mensaje en la sección Correos electrónicos del archivo o carpeta en la herramienta Documentos.

1. Navegue hastalaherramientaDocumentos.
2. Busque el archivo o la carpeta que desee enviar por correo electrónico.
3. Haga clic derecho en el archivo o carpeta y haga clic en Correo electrónico.
   Nota: También puede acceder a acciones colocando el cursor sobre o seleccionando el archivo o la carpeta.
4. Complete los siguientes campos según sea necesario:

   
   

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   Agregar imágenes o adjuntar archivos a mensajes de correo electrónico en Outlook
   • Para: seleccione uno o más usuarios o grupos para enviar el documento por correo electrónico.
   • CC: Utilice el campo CC para incluir a otros usuarios y mantenerlos informados. Usted (el remitente) recibirá automáticamente una copia en el correo electrónico para asegurarse de que también recibirá un correo electrónico si los usuarios responden al correo electrónico.
   • Privado: marque la casilla de verificación si desea que su correo electrónico solo lo puedan ver los usuarios "Administrador" y los destinatarios especificados del correo electrónico.
   • Asunto: este campo se completará automáticamente con "FW: [Carpeta o archivo]: [Carpeta o nombre de archivo]". Sin embargo, puede cambiar manualmente la línea "Asunto" en consecuencia.
   • Archivos adjuntos: puede adjuntar archivos adicionales del proyecto o archivos de su computadora. Los archivos de la carpeta o el archivo que seleccionó se vincularán automáticamente en el correo electrónico. No se mostrarán las imágenes miniatura de vista previa de los archivos adjuntos.
   • Mensaje: ingrese un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
5. Haga clic en Enviar.

​​​​Nota:

• Si recibió CC en el correo electrónico, debería haber recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada con un enlace para descargar el archivo. Los destinatarios pueden descargar archivos usando el hiperenlace en el correo electrónico o hacer clic en el enlace de texto "Ver en línea" para ver el documento en la aplicación web de Procore.
• Una vez que se ha enviado un archivo por correo electrónico desde Procore, se almacena un registro del correo electrónico en la sección Correos electrónicos de ese archivo. La sección Correos electrónicos oculta automáticamente los registros de correspondencia por correo electrónico de los usuarios que no estaban en la lista de distribución de un correo electrónico para transferencias de documentos "privados". Sin embargo, los usuarios "Administrador" pueden ver el correo electrónico incluso si no están incluidos en la lista de distribución del correo electrónico.

Ver y exportar correos electrónicos asociados con un documento

Para cada archivo y carpeta que cargue en la herramienta Documentos, el sistema mantiene un registro histórico de cuándo se envió el activo a otros usuarios en el Directorio de su compañía. También realiza un seguimiento de las respuestas enviadas al hilo de comunicación del archivo o la carpeta. Si el remitente marca la correspondencia por correo electrónicocomo privada, el registro de correos electrónicos solo es visible para los destinatarios y usuarios con permiso "Administrador" en la herramienta Documentos.

Para exportar un correo electrónico desde el registro de correos electrónicos para un archivo o carpeta:

1. Navegue hasta la herramientaDocumentos.
2. Seleccione el archivo o carpeta.
3. Haga clic en el icono informaciónpara abrir el panel de información.
4. Desplácese hacia abajo y haga clic en Correos electrónicos.
   Nota: todos los correos electrónicos enviados se muestran en la ventana Correos electrónicos.
5. Haga clic enExportar en el correo electrónico que desea exportar.